Prozessautomatisierung · Bielefeld & Osnabrück

Die Aufgaben, die
jede Woche wiederkehren.
Automatisiert.

E-Mails vorsortieren, Rechnungen erfassen, Angebote vorbereiten, Protokolle schreiben. Ich schaue mir an, wo in Ihrem Betrieb die meiste Zeit für Routine draufgeht — und automatisiere genau das. Ohne Ihre bestehenden Systeme auszutauschen.

Erstgespräch anfragen Beispiele ansehen

Erstgespräch kostenfrei · Festpreis pro Prozess · keine Vertragsbindung

So läuft es ab
  • Erstgespräch — kostenfrei, unverbindlich
  • Festpreis — pro Prozess, vorab genannt
  • 2–4 Wochen — von Zusage bis Einsatz
  • Support — danach für Sie da, auf Wunsch
Vorgehen

Wie ein Projekt abläuft

Kein monatelanges Beratungsprojekt. Ein klar abgegrenzter Prozess, der am Ende läuft — oder eben nicht, dann zahlen Sie ihn auch nicht.

01

Erstgespräch

Etwa 45 Minuten, telefonisch oder bei Ihnen vor Ort. Wir gehen durch, welche Vorgänge bei Ihnen regelmäßig anfallen und wie viel Zeit sie kosten. Kostenfrei und unverbindlich.

45 Min.
02

Einschätzung und Festpreis

Sie erhalten schriftlich, welcher Prozess sich zuerst lohnt, was die Umsetzung kostet und welche laufenden Kosten für Werkzeuge entstehen. Wenn sich nichts lohnt, sage ich das auch — dann endet es hier.

3–5 Tage
03

Umsetzung

Ich baue den Ablauf und binde ihn an das an, was Sie bereits nutzen — Outlook, Microsoft 365, Ihre Ablage. Ihre bestehenden Systeme bleiben, wo sie sind.

2–4 Wochen
04

Testbetrieb

Der Ablauf läuft zunächst parallel mit. Sie sehen die Ergebnisse, bevor irgendetwas automatisch herausgeht. Erst wenn die Treffer stimmen, geht er scharf.

1–2 Wochen
05

Übergabe

Einweisung Ihrer Mitarbeiter, schriftliche Dokumentation, Zugänge auf Ihren Namen. Danach bin ich weiterhin für Sie da — auf Wunsch mit festem Support, für Rückfragen und Anpassungen.

1 Tag
06

Support danach

Nach der Übergabe ist nicht Schluss. Für Rückfragen, Anpassungen und Störungen bleibe ich Ihr Ansprechpartner — entweder auf Zuruf nach Aufwand oder über einen festen Supportvertrag mit planbarem Monatsbeitrag und verlässlicher Reaktionszeit.

laufend
Anwendungsfälle

Was sich typischerweise lohnt

Eine Auswahl von Vorgängen, die in vielen Betrieben ähnlich ablaufen. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.

Postfach vorsortieren

Eingehende E-Mails werden nach Anliegen kategorisiert, mit einer Zusammenfassung versehen und der zuständigen Person zugeordnet. Antwortentwürfe liegen bereit, versendet wird von Hand.

Belege und Formulare auslesen

Rechnungen, Lieferscheine oder ausgefüllte Formulare werden ausgewertet und die relevanten Felder strukturiert bereitgestellt — als Tabelle oder direkt in Ihr System.

Angebote und Standardschreiben

Aus wenigen Eckdaten entsteht ein Entwurf im Stil Ihres Hauses. Geprüft und freigegeben wird weiterhin von Ihnen.

Gesprächsnotizen und Protokolle

Aus Aufzeichnungen von Besprechungen oder Kundengesprächen entstehen strukturierte Notizen mit Aufgabenliste — statt handschriftlicher Zettel.

Auskunft aus eigenen Unterlagen

Mitarbeiter stellen Fragen zu internen Dokumenten — Verträge, Arbeitsanweisungen, Preislisten — und erhalten Antworten mit Verweis auf die Fundstelle.

Termin- und Fristenüberwachung

Wiederkehrende Fristen werden erfasst und rechtzeitig gemeldet, inklusive vorbereiteter Erinnerung an den Kunden oder Mandanten.

Branchen

Wo ich überwiegend arbeite

Steuerkanzleien und Rechtsanwaltskanzleien

Mandantenkommunikation, Fristenverwaltung, Vorerfassung von Belegen. Verschwiegenheitspflicht und Datenschutz stehen dabei an erster Stelle.

Versicherungsbüros und Maklerbetriebe

Schadensmeldungen vorsortieren, Kundenanfragen zuordnen, Unterlagen zusammenstellen.

Handwerksbetriebe

Angebotserstellung, Terminabstimmung, Aufmaß- und Rechnungsunterlagen aus dem Feld verarbeiten.

Autohäuser und Werkstätten

Anfragen aus Portalen bündeln, Serviceerinnerungen, Fahrzeugunterlagen erfassen.

Arztpraxen und Therapiepraxen

Terminorganisation, Rückrufwünsche, Vorbereitung von Unterlagen. Patientendaten werden dabei besonders eng geführt.

Konditionen

Abgerechnet wird pro Prozess

Kein Stundensatz, bei dem am Ende offen ist, was herauskommt. Sie wissen vor der Zusage, was es kostet.

Schritt 1
Erstgespräch & Einschätzung
0 €

Bestandsaufnahme, schriftliche Einschätzung, welcher Prozess sich zuerst lohnt, Festpreis für die Umsetzung. Unverbindlich.

Schritt 2
Umsetzung pro Prozess
Festpreis

Ein Betrag, vorab genannt, kein Stundenrisiko. Je nach Umfang mittlerer dreistelliger bis unterer vierstelliger Bereich — der genaue Preis steht nach dem Erstgespräch fest.

danach, optional
Support & Betreuung
nach Wahl

Für Rückfragen, Anpassungen und Störungen: entweder auf Zuruf nach Aufwand oder als fester Supportvertrag mit planbarem Monatsbeitrag und verlässlicher Reaktionszeit.

Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG — es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Die laufenden Kosten für die eingesetzten Werkzeuge lege ich in der Einschätzung offen, bevor Sie entscheiden.

Wer die Umsetzung macht

Kein Callcenter, keine Agentur

Porträt des Inhabers von LexKI
Lex Langemann
Inhaber

Ich führe das Erstgespräch, baue den Ablauf und weise Ihre Mitarbeiter ein. Es gibt keinen Vertrieb, der etwas verspricht, das später jemand anderes umsetzen muss.

Mein Ansatz ist bewusst unaufgeregt: Ich verkaufe keine Zukunftsvisionen, sondern schaue, welche wiederkehrenden Aufgaben sich mit heute verfügbaren Werkzeugen sinnvoll abkürzen lassen. Wenn sich ein Vorgang nicht lohnt, sage ich das im Erstgespräch — bevor Kosten entstehen.

Ich arbeite mit kleinen und mittleren Betrieben in Ostwestfalen-Lippe und im Osnabrücker Land. Also dort, wo viel Verwaltungsaufwand anfällt und niemand eine eigene IT-Abteilung dafür hat.

Standort
Rahden (32369), NRW
Einsatzgebiet
Bielefeld, Osnabrück und Umkreis
Betreuung
Vor Ort & telefonisch
Häufige Fragen

Was vorab meist gefragt wird

Müssen wir unsere Software wechseln?

Nein. Die Abläufe werden an das angebunden, was Sie bereits nutzen — in den meisten Fällen Microsoft 365 oder Outlook, dazu Ihre Ablage. Ein Systemwechsel ist ausdrücklich nicht Teil des Vorgehens.

Was passiert mit unseren Daten?

Verarbeitet wird nur, was für den jeweiligen Vorgang nötig ist. Welche Daten wohin gehen, steht schriftlich in der Dokumentation. Für Betriebe mit besonderen Anforderungen — Kanzleien, Praxen — lässt sich einschränken, welche Inhalte überhaupt das Haus verlassen. Das besprechen wir im Erstgespräch, bevor irgendetwas gebaut wird.

Entscheidet die Software dann eigenständig?

Nur dort, wo Sie es ausdrücklich wollen. Der Standardaufbau ist: Der Ablauf bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Bei Angeboten, Kundenkommunikation und allem mit Außenwirkung bleibt die Freigabe grundsätzlich bei Ihnen.

Sind Sie nach der Umsetzung noch erreichbar?

Ja. Nach der Übergabe bin ich weiterhin Ihr Ansprechpartner für Rückfragen, Anpassungen und Probleme. Das läuft entweder auf Zuruf und wird nach Aufwand abgerechnet, oder über einen festen Support — dann haben Sie eine verlässliche Reaktionszeit und einen planbaren Monatsbeitrag. Was für Sie passt, klären wir bei der Übergabe. Unabhängig davon laufen alle Zugänge auf Ihren Namen, sodass Sie nie an mich gebunden sind.

Welche laufenden Kosten kommen auf uns zu?

Das hängt von der Größe Ihres Betriebs und vom Umfang der Automatisierung ab — bei einem kleinen Team fällt weniger an als bei einem großen. Eine pauschale Zahl wäre deshalb geraten. Die genaue Größenordnung für Ihren Fall steht in der schriftlichen Einschätzung, vor Ihrer Entscheidung und nicht danach. Dazu kommt auf Wunsch der Support, der separat abgerechnet wird.

Und wenn es am Ende nicht funktioniert?

Der Testbetrieb läuft parallel zum bisherigen Vorgehen. Wenn die Ergebnisse nicht taugen, geht der Ablauf nicht scharf und wird nicht abgerechnet. Sie tragen kein Risiko dafür, dass etwas nicht so läuft wie besprochen.

Kontakt

Erstgespräch anfragen

Schreiben Sie kurz, um welchen Betrieb es geht und welcher Vorgang bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Ich melde mich in der Regel am selben oder am nächsten Werktag.

Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich. Wenn sich bei Ihnen nichts Sinnvolles automatisieren lässt, sage ich Ihnen das — dann haben Sie 45 Minuten investiert und wissen, woran Sie sind.

E-Mail
kontakt@lexki.net
Telefon
0170 8936221